Identificación del puesto de trabajo

Para la Identificación del puesto de trabajo, debemos considerar las siguientes variables: perfiles requerido, descripción de cargo, funciones y procesos,  desempeño requerido del nuevo ingreso en la organización.

Para dar un ejemplo claro de perfil y análisis de un puesto, se tomará el ejemplo de reclutar a una secretaria ejecutiva y podremos analizar los tipos de preguntas, profesiograma, test psicométricos entre otras cosas.

Para tener un claro ejemplo de un proceso de reclutamiento y selección.

                                                        

                                                         Identificación del puesto

Nombre del Puesto	Secretaria Académica
Departamento o unidad	Secretaria académica, servicio social.
Dependencia directa	Jefe supervisor.
Horario	Diurno 9 am A 19pm

                                        Identificación de quien contesta el cuestionario

Nombre	Alicia Pardo.
Grado	Jefe supervisor de secretaria académica, servicio social.
Antigüedad en el servicio	10 años.

                                                              Objetivo del puesto

Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de la unidad.

                                                           Funciones asociadas al cargo

Actividades clave	Descriptor del desempeño
Planificar agenda y actividades de la unidad.	Realizando la planificación según naturaleza de cada actividad, optimización de recursos del instituto.
Administrar correspondencia de la unidad.	Verificar correspondencia y documentación entrante y saliente del área, realizando el registro correspondiente y coordinando su envió a áreas internas y/o externas de la institución.
Administrar documentación institucional.	Elabora y completa documentación interna y/o externa (física y electrónica) Tramita documentación del área, según requerimiento de la jefatura y procedimientos institucionales. Toma de dictado, o recibir instrucciones de la jefatura sobre contenido de la nota o memorado.
Atención a público.	Atiende llamadas telefónicas, registrándolas, derivándolas a las unidades correspondientes internas y/o externas. Entrega información en temas de procedimientos asociados a la unidad (plazos, documentación, trámites, entre otros. Atención al público en general, profesores, estudiantes y administrativos.
Realización de actividades administrativas propias de la unidad.	Coordina la mantención, arreglos u otros trabajos desarrollados en las unidades que correspondan, verificando la reparación y mantención de equipos e instalaciones de la unidad (impresoras, fotocopiadoras, computadores, entre otros).
Administración de documentación, manejo de fondos y gestión de solicitudes de tesorería.	Resguardar documentación relevante del área, manteniendo su orden y disponibilidad para los requerimientos internos y externos del instituto, manejo del fondo fijo de la unidad, realizando la rendición según procedimientos institucionales, gestionar solicitud de tesorería, solicitud de compra, tramitación de pago y honorarios, envió y anulación de factura.

                                                           Requisitos del cargo

Educación	-          licenciada en secretariado ejecutivo.
Experiencia	-          3 años de experiencia
Educación continua	-          Seminario en manejo avanzado de computadora y aplicaciones (Word, Excel, power point).
Conocimientos	- Manejo nivel avanzado en Access, Word y Excel.        -Redacción y ortografía.        - En técnicas modernas secretariales.
Habilidades	-          Para tratar con el público. -          Para recordar personas, números y detalle. -          Para comunicarse con fluidez en forma oral y escrita. -          Destreza en manos para la operación de equipo de oficina.
Estándares de rendimiento	-          Atención eficiente y esmerada para el usuario de servicio. -          Trabajo de secretaria de calidad. -          Informes técnicos correcta mente transcritos. -          Oficina y correspondencia ordenada y accesible.

                                                           Fuentes del recutamiento

Fuentes de reclutamiento interno

·        Por medio de un sistema de registro ·        Por medio de la cartelera interna ·        La publicación interna ·        La propuesta directa al personal ·        Mediante la reincorporación de despedidos

Fuentes de reclutamiento externo

·         Anuncios (periódicos, radios) ·         Bolsa de empleos (páginas web) ·         Solicitudes espontaneas

Se publicará el aviso en los principales medios de búsqueda de trabajo, ya que son los medios más utilizados y llega a un número más grande de posibles postulantes a la oferta.

Elizabeth Huenuhueque

Karla Muñoz.